Kệ sắt v lỗ đa năng – Giải pháp lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán, chứng từ lưu trữ tối ưu không gian, chống ẩm mốc cho các văn phòng công ty cùng Huy Tuấn.
Quản trị văn phòng hiện đại: Giải quyết nỗi lo thất lạc, ẩm mốc sổ sách tài liệu
Tại các cơ quan hành chính nhà nước, các ngân hàng, trường học hay phòng kế toán của các công ty, khối lượng tài liệu, chứng từ thuế, hồ sơ nhân sự, sổ sách kế toán phát sinh qua mỗi năm là cực kỳ khổng lồ. Việc lưu trữ số lượng lớn cặp file tài liệu này đòi hỏi một hệ thống giá đỡ chuyên dụng, không chỉ tối ưu diện tích phòng lưu trữ mà còn phải đảm bảo hồ sơ được bảo quản an toàn khỏi các mối nguy hại từ ẩm mốc, gián chuột cắn phá. Đó là lý do tại sao dòng kệ sắt v lỗ đa năng luôn là lựa chọn hàng đầu cho các văn phòng chuyên nghiệp.
1. Tại sao kệ sắt v lỗ vượt trội hơn tủ tài liệu gỗ hay tủ kính?
Nhiều văn phòng thường có thói quen mua các hệ tủ gỗ có cánh đóng kín để chứa hồ sơ vì nghĩ rằng nó đẹp. Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, tủ gỗ bộc lộ nhiều nhược điểm lớn:
-
Nguy cơ ẩm mốc cao do thiếu đối lưu không khí: Tủ gỗ đóng kín mít kết hợp với khí hậu nồm ẩm của Việt Nam biến lòng tủ thành môi trường lý tưởng cho nấm mốc phát triển, làm mục nát, ố vàng giấy tờ tài liệu quan trọng. Trong khi đó, kết cấu mở thoáng đãng của kệ sắt giúp không khí luôn được lưu thông liên tục, giữ cho sổ sách luôn khô ráo.
-
Khả năng chịu tải trọng tì đè vượt trội: Giấy tài liệu khi đóng thành từng gáy file cứng dày $7\text{cm} – 10\text{cm}$ xếp sát cạnh nhau sẽ tạo ra một trọng lượng cực kỳ nặng. Tủ gỗ hoặc kệ kính rất dễ bị nứt gãy, võng sệ mâm sau vài tháng. Hệ thống mâm tôn có gân tăng cứng của kệ sắt Huy Tuấn dễ dàng gánh vác tải trọng lên đến 100kg/tầng mâm mà không hề có độ võng.
2. Quy cách chọn kích thước kệ sắt lưu trữ hồ sơ văn phòng chuẩn nhất
Để chứa các loại kẹp file tài liệu (File càng cua A4 tiêu chuẩn có chiều cao khoảng 32cm, chiều sâu 25cm), các chuyên gia thiết kế tại Huy Tuấn khuyên bạn nên lựa chọn cấu hình kệ sắt sau:
-
Chiều sâu mâm kệ: Nên chọn kích thước 0.4m (40cm). Chiều sâu này vừa vặn để bạn xếp một hàng file tài liệu đứng tắp, hoặc có thể xếp cặp lưng quay ra ngoài giúp nhân viên dễ đọc nhãn tên mã số hồ sơ khi tìm kiếm.
-
Khoảng cách giữa các tầng mâm: Nên điều chỉnh khoảng cách bắt ốc giữa các tầng mâm dao động từ 35cm đến 40cm để việc rút file ra, nhét file vào được trơn tru, không bị kích cạnh trên.
-
Chiều cao tổng thể: Phổ biến nhất là loại kệ cao 2.0m thiết kế 5 hoặc 6 tầng chứa hàng, giúp tận dụng triệt để không gian tường đứng của phòng lưu trữ văn phòng.
