Cách bảo quản hồ sơ tài liệu tại văn phòng
Trong mỗi văn phòng, công sở, việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ là vô cùng quan trọng. Có những chứng từ khiến chúng ta phải lưu trữ trong một thời gian dài do tính chất công việc. Vậy làm sao để việc lưu trữ hồ sơ trở nên hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi điểm qua một vài cách bảo quản hồ sơ hiệu quả sau đây:
Phân loại hồ sơ trước khi cất giữ
Hồ sơ, văn bản, giấy tờ trong một công ty bao gồm nhiều loại, nhiều tên, nhiều năm. Trước khi lưu trữ, bạn phải sắp xếp hồ sơ theo một logic nhất định. Điều này sẽ giúp cho hồ sơ được phân khu một cách cụ thể, khi cần lấy lại, bạn cũng tìm kiếm một cách dễ hơn.
Có một vài cách thức phân chia hồ sơ bạn có thể tham khảo như: chia hồ sơ theo năm, chia hồ sơ theo đầu mục, chia hồ sơ theo mức độ quan trọng…. Tùy vào mỗi công ty, bạn có thể kết hợp các phương pháp cất trữ hồ sơ để đạt được hiệu quả cao nhất.
Hồ sơ luôn phải được đánh số và ghi tên rõ ràng trước khi mang đi cất trữ. Gáy hồ sơ cần đảm bảo được những yếu tố như: tên, năm tháng… và những nội dung khác. Việc này giúp cho khi tìm kiếm lại hồ sơ cũng trở nên thuận tiện hơn.
Có hệ thống giá kệ để hồ sơ sẽ là cách bảo quản hồ sơ, tài liệu tốt nhất
Hồ sơ, giấy tờ rất dễ bị mối mọt, và hư hỏng theo thời gian nếu không được bảo quản một cách kỹ càng. Để giữ hồ sơ được an toàn và lâu bền nhất, bạn nên có hệ thống tủ để hồ sơ, tránh tình trạng hồ sơ để tràn lan dưới đất, dễ bị mối mọt và ẩm mốc.
Giá kệ để hồ sơ có thể dùng là kệ sắt hoặc tủ sắt Giá thành của những sản phẩm này luôn phù hợp với túi tiền của người dùng. Trong trường hợp, tủ để hồ sơ không thể chứa hết những tài liệu qua nhiều năm của công ty, nên đầu tư thùng tôn, và sắp xếp những đồ đạc đã quá lâu không dùng đến hoặc cần lưu kho để giữ được không gian công ty rộng rãi hơn bao giờ hết.
Có một người để kiểm soát hồ sơ
Giao cho một cán bộ trong công ty kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ là rất cần thiết. Bất cứ tài liệu gì trong công ty cũng cần có người kiểm soát. Việc xuất, nhập cũng cần được lưu ý nếu muốn hồ sơ được sắp xếp một cách gọn gàng và ngăn nắp nhất.
Việc này giúp cho hồ sơ tránh được thất lạc và mất mát trong nhiều trường hợp. Một cán bộ kiểm soát chính là đầu mối cho mọi hồ sơ trong văn phòng, công ty.
Thường xuyên kiểm tra tình trạng của hồ sơ, giấy tờ
Đây là việc một cán bộ lưu trữ hồ sơ nên làm định kỳ theo tháng, quý. Việc kiểm tra có hai mục đích chính. Thứ nhất, kiểm soát lượng hồ sơ mà mình lưu trữ còn đủ về số lượng. Thứ hai, kiểm tra chất lượng của hồ sơ có còn mới hay không. Đôi khi, thay đổi thời tiết khiến các giấy tờ bị ẩm mốc, ảnh hưởng đến chất lượng của hồ sơ, chính vì thế, nên có lịch kiểm tra đinh kỳ để kiểm soát tốt hai vấn đề này.
Cách sử dụng giá kệ lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả nhất.
Giá kệ để hồ sơ là sản phẩm không thể thiếu trong bất cứ văn phòng cũng như công sở nào. Giá kệ hồ sơ thường được làm bằng sắt được phun sơn tĩnh điện, chống cong vênh, mối mọt nên có độ bền rất cao. Giá kệ sắt để hồ sơ thường được làm bằng 2 loại là kệ gỗ và kệ sắt nhưng kệ sắt vẫn luôn được ưu tiên sử dụng hơn cả.
Người dùng nên lựa chọn những đơn vị sản xuất giá kệ uy tín, để có những sản phẩm tốt nhất trên thị trường hiện nay. Giá kệ uy tín thể hiện ở chất lượng và giá thành sản phẩm.
Một trong những địa chỉ sản xuất giá kệ uy tín hiện nay bạn nên lựa chọn là Huy Tuấn. Đã có mặt trên thị trường hơn 10 năm, giá kệ Huy Tuấn có nhiều những ưu điểm khiến Quý khách hàng hài lòng:
+ Thứ nhất: Giá kệ được sản xuất trên dây chuyền hiện đại, chất lượng cao, nguồn nguyên liệu sản xuất uy tín,chính vì thế sản phẩm được nhiều người tin dùng.
+ Thứ hai: Mẫu mã sản phẩm rất đa dạng. Hiện nay Huy Tuấn đã cho ra đời hàng trăm mẫu mã, ngoài ra, chúng tôi còn nhận sản xuất riêng theo yêu cầu của người tiêu dùng. Nếu văn phòng bạn cần những sản phẩm được thiết kế riêng biệt, chúng tôi cũng có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn một cách tốt nhất hiện nay.
+ Thứ ba: chúng tôi có đội ngũ chuyên viên thiết kế giàu kinh nghiệm nên có thể phục vụ được mọi nhu cầu về giá kệ của Quý khách hàng.
+ Thứ tư: chúng tôi miễn phí khảo sát mặt bằng, miễn phí tư vấ thiết kế, vận chuyển và lắp đặt sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
+ Bảo hành sản phẩm lên đến 2 tháng nên quý khách hàng luôn an tâm khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi cung cấp/
+ Đảm bảo giá thành cạnh tranh do chúng tôi là đơn vị vừa thiết kế vừa cung cấp nên hàng hóa đến tay khách hàng với giá thành tốt nhất hiện nay.
